Un open space ben progettato favorisce collaborazione, movimento e condivisione. Uno spazio organizzato male, invece, può trasformarsi rapidamente in un ambiente rumoroso, disordinato e difficile da vivere.
Il punto non è inserire più scrivanie possibili, ma creare un equilibrio tra postazioni operative, privacy, tecnologia e aree comuni. Ogni zona deve avere una funzione precisa e risultare semplice da utilizzare.
Prima degli arredi viene la distribuzione
La progettazione dovrebbe partire dalle attività svolte e dai percorsi quotidiani.
Un open space o coworking può comprendere:
- postazioni individuali e condivise;
- sale riunioni;
- aree per telefonate e videochiamate;
- zone dedicate al lavoro di gruppo;
- spazi informali;
- area ristoro;
- reception e attesa.
Le attività più rumorose devono essere separate da quelle che richiedono concentrazione. Anche i passaggi devono rimanere liberi, evitando che chi si sposta attraversi continuamente le zone operative.
Una distribuzione chiara rende l’ambiente più intuitivo e riduce le interferenze tra le persone.
Postazioni condivise ordinate e facili da utilizzare
Negli ambienti aperti vengono spesso utilizzati bench multipostazione, tavoli comuni e scrivanie condivise. Queste soluzioni permettono di ottimizzare lo spazio, ma devono garantire a ogni persona una superficie adeguata.
Una postazione operativa efficace dovrebbe prevedere:
- piano di lavoro sufficientemente ampio;
- seduta regolabile;
- monitor facilmente configurabile;
- prese e connessioni accessibili;
- divisorio basso tra le postazioni;
- sistema ordinato per cavi e alimentatori;
- contenitore personale o locker.
Nei coworking e negli uffici con postazioni non assegnate, la semplicità è fondamentale. Chi arriva deve poter collegare il proprio computer e iniziare a lavorare senza perdere tempo.
Il rumore va gestito prima che diventi un problema
L’acustica è uno degli aspetti più delicati degli spazi condivisi.
Non basta applicare qualche pannello alle pareti. È necessario intervenire su superfici, arredi e distribuzione delle attività.
Tra le soluzioni più efficaci troviamo:
- pannelli sospesi a soffitto;
- divisori fonoassorbenti tra le scrivanie;
- rivestimenti acustici decorativi;
- tende e pavimentazioni capaci di limitare il riverbero;
- phone booth per chiamate individuali;
- sale chiuse per riunioni e videoconferenze.
Anche librerie, fioriere e contenitori possono contribuire a separare le zone e interrompere la propagazione del suono.
Privacy senza chiudere completamente lo spazio
Un ambiente aperto non deve necessariamente essere privo di privacy.
Pareti vetrate, divisori semi-trasparenti e pannelli di diversa altezza permettono di creare aree più riservate mantenendo continuità visiva e luminosità.
Le piccole sale vetrate sono utili per incontri, chiamate o attività che richiedono maggiore concentrazione. Le pellicole satinate possono schermare parzialmente la vista senza rendere l’ambiente pesante.
Il risultato deve essere uno spazio aperto, ma non esposto.
Aree collaborative che non disturbano le postazioni
La collaborazione non dovrebbe avvenire sempre accanto alle scrivanie di chi sta lavorando.
Per riunioni brevi e confronti informali si possono creare:
- tavoli alti;
- piccole isole per brainstorming;
- divanetti con tavolino;
- nicchie attrezzate;
- meeting point vicini alle sale riunioni;
- lavagne e monitor condivisi.
Queste zone devono essere facilmente raggiungibili, ma abbastanza distanti dalle postazioni più silenziose
Tecnologia integrata e pronta all’uso
In un coworking moderno, la qualità dell’esperienza dipende anche dalla facilità con cui vengono utilizzati gli strumenti.
La tecnologia dovrebbe essere prevista fin dalla progettazione attraverso:
- prese inserite nei piani;
- porte USB e sistemi di ricarica;
- docking station;
- monitor condivisi;
- dispositivi per videoconferenze;
- prenotazione delle sale;
- cablaggi completamente nascosti.
Aggiungere prese e cavi dopo aver installato gli arredi genera spesso disordine e soluzioni poco pratiche. Progettare tutto insieme permette invece di ottenere ambienti più puliti e professionali.
Contenimento e gestione degli oggetti personali
Negli uffici condivisi, l’ordine non può dipendere soltanto dalle singole persone.
Locker, armadietti personali e cassettiere mobili permettono di riporre computer, documenti e materiali senza occupare le postazioni.
I contenitori comuni devono essere collocati vicino alle aree in cui vengono utilizzati, evitando grandi armadi distribuiti casualmente nello spazio.
Una corretta organizzazione aiuta anche a mantenere le scrivanie libere quando cambia l’utilizzatore.
Un’identità visiva riconoscibile
Un open space non deve apparire anonimo.
Colori, materiali e arredi possono distinguere le diverse zone e rendere lo spazio coerente con l’identità dell’azienda o del coworking.
Si possono utilizzare:
- colori specifici per ogni area;
- segnaletica coordinata;
- pareti decorative;
- grafiche personalizzate;
- materiali ricorrenti;
- elementi vegetali;
- illuminazione differenziata.
La personalizzazione deve guidare le persone e rendere l’ambiente riconoscibile, senza sovraccaricarlo.
Open space e coworking: gli errori da evitare
Tra gli errori più frequenti troviamo:
- concentrare troppe postazioni nello stesso ambiente;
- collocare le aree lounge vicino alle zone silenziose;
- non prevedere spazi per telefonate;
- lasciare cavi e alimentatori in vista;
- utilizzare la stessa illuminazione ovunque;
- dimenticare locker e contenitori personali;
- scegliere gli arredi senza considerare l’acustica.
Uno spazio aperto funziona quando ogni attività trova il proprio posto.
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